إذا كنت تضع في رسائلك الإلكترونية بعض العبارات، أو التعبيرات (الإيموجي)، فإن ذلك يقلل من جديتها، وفقاً لخبراء.
وأفاد تقرير لهيئة الإذاعة البريطانية «بي بي سي» أن الاعتذارات غير الضرورية، والوجوه الضاحكة، وعلامات التعجب، وحتى القبلات، تقلل من جدية الرسائل الإلكترونية في العمل.
الوجوه التعبيرية
وعلى الرغم من أن الكثير يستخدم تلك الوجوه التعبيرية، للتعبير عن الود، والتعاون، فإنه وفقاً لخبراء قد تُضعف هذه العادات اللغوية، دون قصد، مدى جدية تعامل الزملاء في العمل.
تشرح هانا سالتون، مدربة التطوير المهني، وويليام هانسون، مدرب الإتيكيت، سبب كتابة الكثيرين منا بهذه الطريقة، وتأثير ذلك على نظرة الآخرين إلينا، وحتى على فرص ترقيتنا في العمل.
علامات التعجب
ووجدت دراسة حديثة نُشرت في مجلة علم النفس الاجتماعي التجريبي أن النساء يستخدمن علامات التعجب أكثر بثلاث مرات من الرجال.
وتعتقد هانا أن ذلك يعود على الأرجح إلى فكرة أن «النساء غالباً ما يُحكم عليهن بقسوة أكبر من الرجال عندما يكنّ صريحات، ويُطلق عليهن لقب متسلطات، وغير ذلك من الكلمات السلبية المرتبطة بالجنس».
وتحذر هانا من أنه بينما لا تُمثل علامة التعجب الواحدة مشكلة، فإن التأثير التراكمي قد يكون كذلك. وتوضح قائلة: «إذا بدت علامات التعجب مُصطنعة، أو وكأنها تُخفي انعدام الثقة، فقد تؤثر على المصداقية».
الرموز التعبيرية تحمل دلالات لقلة الخبرة
ويلجأ الكثيرون إلى استخدام الرموز التعبيرية للتعبير عن ودهم، أو روح الدعابة لديهم، ولتجنب سوء الفهم، لكن خبير الإتيكيت ويليام هانسون يحذر من أن هذا قد يأتي بنتائج عكسية، ويقول: «قد يحمل الرمز التعبيري الواحد معاني مختلفة لدى مختلف الأشخاص، أو معنىً غير مقصود على الإطلاق».
وينصح قائلاً: «من الأفضل استخدام الكلمات، وإتقان اللغة الإنجليزية»، ويضيف أن الرموز التعبيرية قد تحمل دلالات طفولية، مما قد يدفع الآخرين إلى اعتبارك أصغر سناً، أو أقل خبرة، أو أقل كفاءة، أو أقل مسؤولية.
ويؤكد: «لا أنصح باستخدام الرموز التعبيرية في رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك أن تكون ودوداً في كتابتك، وأن تحافظ على مهنيتك في الوقت نفسه». أما فيما يتعلق بختم الرسائل بقبلة، فيقول: «لن أضع قبلة في نهاية أي بريد إلكتروني إلا إذا كنت سأقبلهم على خدّهم في الواقع».
عبارات ذات معنيين
قد يؤدي استخدام لغة لطيفة إلى إضعاف السلطة، وتقول هانا إن رسائل البريد الإلكتروني التي تتضمن عبارات تطمينية قد تُفسر على أنها استخفاف بالنفس، مضيفةً أن هذه النبرة، مع مرور الوقت، قد تُؤثر بشكل غير مباشر على نظرة الآخرين للشخص.
وتقول: «بصفتي مديرة، من الصعب تحقيق التوازن بين أن أكون محبوبة، ومحترمة، وإذا لم أكن صريحة، فهناك خطر إعطاء انطباع بأنني أقل كفاءة». وتضيف: «بالتأكيد هناك أوقات قد تجعلك فيها المبالغة في الاعتذار أو التردد في التواصل تبدو أقل تأثيراً». وتقول هانا: «الكثير من ذلك يحدث دون وعي. لا أحد يقرأ بريداً إلكترونياً ويفكر: (أوه، إنهم لا يثقون بأنفسهم)، الأمر أكثر دقة من ذلك». وتختتم قائلة: «لكن إذا كنت تتواصل باستمرار بطريقة تُرضي الآخرين، فقد يُكوّن ذلك انطباعاً بأنك شخص لا يثق بنفسه، أو أنه ربما أقل كفاءة».
اسأل الذكاء الاصطناعي
يؤكد كل من هانا وويليام أن الأمر لا يتعلق بإزالة كل الدفء، أو الطابع الشخصي من التواصل المهني. وتقول هانا: «الأسلوب الشخصي مهم. إظهار شخصيتك في العمل ليس أمراً سيئاً. لا تريد أن تشعر بأنك مضطر لتصفية كل ما تكتبه، وإزالة أي طابع شخصي منه، ولكن في الوقت نفسه، لا ينبغي عليك استخدام كلمات ورموز معينة باعتبارها أداة لكسب الإعجاب».
وتضيف سالتون أن أدوات الذكاء الاصطناعي يمكن أن تكون مفيدة أيضاً في مراجعة المسودات، وإزالة الكلمات الزائدة، أو المُطوّلة. وتقول سالتون إنّ إحدى الطرق العملية لاكتشاف هذه العادات والحدّ منها دون المساس بشخصيتك هي الانتباه إلى رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها، وملاحظة تأثير الأساليب المختلفة عليها -ما يبدو واضحاً، وواثقاً، ومطمئناً، وما يبدو مبالغاً فيه.
ما يجب حذفه من رسائلك الإلكترونية
إليك بعض الأمور التي قد ترغب في حذفها لتبدو أكثر احترافية، كما يقترح الخبراء:
- كلمات مثل «فقط» («كنت أتأكد»، «كنت أتساءل»).
- اعتذارات استباقية مثل «آسف للإزعاج»، أو «أنا متأكد من أنك مشغول جداً، ولكن...».
- عبارات تأكيد مثل: «هل هذا واضح؟»، «أتمنى أن يكون هذا مناسباً»، أو «لا بأس على أي حال».
- علامات التعجب. والرموز التعبيرية. القبلات، أو عبارات الوداع المبالغ فيها.
