اجمع كل ملفاتك الرقمية ونظمها في مكان واحد

النظام الذي لا ينسى ملفا واحدا

هنالك بعض الصور على هاتفك الذكي، وأخرى على كومبيوترك المنزلي، أما مستنداتك ووثائق العمل الرقمية وملاحظاتك الخاصة بالاجتماعات، ومقتطفاتك المفضلة من الشبكة، فإنها مبعثرة أشبه ما يكون بما يحدث في أعقاب سهرة منزلية صاخبة.. فإذا كنت من أصحاب الحياة الرقمية، فإن مثل هذه الحال مألوفة جدا لك. لكن من حسن الحظ أن هنالك خدمات متوفرة تساعد أولئك الذين بحاجة إلى ذلك. فنظام «دروبوكس» Dropboxيساعدك على تحميل الملفات إلى مستودع مركزي على الشبكة. ولـ«غوغل درايف» Google Drive محرك بحث بتقنية التعرف على الصور والرسومات التي تجيز لك البحث عن صورة ما. أما تطبيق «دوو» Dooفيركز على تنظيم المستندات من أي نوع كانت مثل العروض التقديمية، ووصولات المدفوعات، والتذاكر على هاتفك. لكن الأداة الأسهل لحفظ أي أمر ما قد تحتاجه، هي تطبيق لأجهزة الكومبيوتر والأجهزة الجوالة ويدعى «إيفرنوت» Evernote.

* تطبيق «إيفرنوت»
يقوم «إيفرنوت» بتأمين أرشيف واحد شامل لحياتك الرقمية، موفرا لك موضعا واحدا للتخزين والعثور عمليا على كل الأمور التي حفظتها على جهاز الكومبيوتر أو الهاتف. كما أنه يجري أوتوماتيكيا دعم الملفات على خوادم «إيفرنوت». ويجعل مشاركة الأشياء مع الآخرين أمرا أكثر سهولة من إرسال الملاحق بالبريد الإلكتروني الذي يقوم به أيضا.
الأمر السلبي الوحيد في «إيفرنوت» أن له كثيرا من المميزات التي تجعل عملية البدء به شاقة ومرهقة. لكن حالما تتفهم كيفية القيام ببعض الأمور القليلة، يمكن البدء بالعمل على هذا التطبيق والتفكير بالباقي لاحقا.
والنقطة الأهم هنا هي في استخدام «إيفرنوت» مكانا لوضع كل الأشياء التي قد تحتاجها لاحقا؛ إذ يمكن سحبها إلى داخلها، أو النقر عليها، أو تحويلها إليها، ومن ثم البحث عنها، أو حتى المشاركة بها وإرسالها بالبريد لاحقا. ولدى الحاجة إليها لا يهم التساؤل أي الأجهزة ينبغي استخدامها، بل يمكن استخدام أي الأجهزة المتوفرة.
وتتيح النسخة المجانية من التطبيق هذا إضافة 60 ميغابايت من المحتويات إلى ملفاتك كل شهر، مما يكفي لعشرات أضعاف ما يملأ هواتف «آي فون» من الصور، أو مئات المستندات من وثائق «وورد». والأرشيف هنا لا يمكن أن ينمو بالسعة كما قد يتطلب الوضع، غير أن النسخة الممتازة تكلف خمسة دولارات شهريا وهي التي ترفع الحد المسموح به إلى غيغابايت واحد شهريا، مما يكفي لحفظ مئات الصور، مع إضافة مزيد من الخاصيات لأغراض الاستخدام المكثف.
وللشروع في استخدام التطبيق، قم بتنزيل «إيفرنوت» على كل كومبيوتر وجهاز محمول تملكه، وبالتالي فتح حساب. والتطبيق هذا يعمل على كومبيوترات «ويندوز»، و«ماك»، وعلى هواتف «آي فون»، و«آي باد»، و«آندرويد»، وهواتف «ويندوز» وأجهزتها اللوحية، وأجهزة «بلاك بيري»، وحتى أجهزة «ويب أو إس» من «هيوليت - باكرد». وواجهة التفاعل والترابط هنا مختلفة قليلا على كل منصة، لذا ينبغي تخصيص دقائق قليلة بغية معرفة أسلوب كل منها.

* حفظ الملفات
وأفضل وسيلة للشروع هو حفظ صورة في «إيفرنوت»، ويمكن القيام بذلك عن طريق سحبها وإسقاطها من أي مكان على سطح مكتب الكومبيوتر، أو اختيار أيقونة صورة من النسخة الجوالة لـ«إيفرنوت». وخلال دقائق تتزامن الصورة في خوادم «إيفرنوت» لتتوفر على أجهزتك الأخرى. وعن طريق الافتراض المعمول به تدخل كل الأمور في ملف واحد، لكن يمكن تحضير ملفات جديدة بغية الإبقاء على الأمور منتظمة.
والأسلوب ذاته يعمل بالنسبة لملفات «وورد»، و«بي دي إف»، وجداول البيانات المكتبية، و«إم بي3 إس»، وحتى الفيديوهات. ومن الممكن أيضا نقل الملفات إلى هذه الخدمة، حتى وإن لم تكن مركبا التطبيق على جهاز معين تستخدمه. ويجري منح كل مستخدم لهذا التطبيق عنوان بريدي خاص بهذا الحساب، مما يجعل إرسال ملف إلى هذا العنوان، هو حفظه في هذا الحساب. وهذه وسيلة ناجعة تتيح لك إرسال البريد الإلكتروني والملحقات إلى التطبيق لحفظها.
ويمكن أيضا حفظ محتويات صفحات الشبكة في «إيفرنوت». وللقيام بذلك على الكومبيوتر المكتبي، أو اللابتوب، ركب «إيفرنوت ويب كليبر» Evernote Web Clipper الموجود في صفحة المنتجات على «إيفرنوت دوت كوم»، فهو متصفح للشبكة، إضافة إلى أنه ينتج زرا إضافيا عليه على شكل شعار الفيل الخاص بـ«إيفرنوت». انقر عليه لكي تسأل عن مقدار الصفحات الراغب في حفظها.
أما بالنسبة للمقالات، والوصفات، والمراجعات، فإن «سيمليفايد آرتكل» Simplified Article هي الأفضل التي جردت جميع ما يحيط بها من روابط وإضافات، لتحفظ فقط النص والصور الخاصة بالمحتويات الرئيسة للصفحة. و«ويب كليبر» ليست مصممة لأغراض متصفح الهاتف، أو الجهاز اللوحي، لكن أحدهم ملأ الفراغ بتطبيق يدعى «إيفر ويب كليبر» خاص بنظام «آي أو إس»، و«آندرويد»، الذي يكلف نحو ثلاثة دولارات ويقوم بالمهمة جيدا. والحصول على محتويات من «إيفرنوت» عملية سهلة.. فحالما تعثر على الملف المطلوب، قم باستخدام خيار لائحة المهام «إكسبورت نوت» الموجود على الكومبيوتر، أو انقر على الأيقونة الموجودة في أسفل الشاشة على واجهة التفاعل للأجهزة الجوالة بغية تصدير البند المطلوب إلى هاتفك، وقم بعد ذلك بإرساله كرسالة، أو نشره على «فيس بوك».
وللعثور على مادة قمت بحفظها، تملك «إيفرنوت» خدمة للبحث تجد أي نص في أي مكان في الملف المحفوظ، وحتى يمكنها التعرف على أي نص داخل الصورة. وهذا مما يجعل من الممكن استخدام الهاتف كماسح أرشيفي عن طريق التقاط صور الصفحات المطبوعة، ومن ثم البحث عن كلمات موجودة داخل هذه الوثائق.
يذكر أن النسخة المجانية من هذا التطبيق، لا تقوم بالبحث عن النصوص الموجودة داخل وثائق «وورد»، أو «بي دي إف»، ولهذا الغرض أنت بحاجة إلى التحديث الأفضل الممتاز. ويمكن التشارك بالبنود المفردة المستقلة، أو بالملفات الكاملة مع الغير.. فقط ابحث عن أيقونة السهم في الجانب الأيمن الأعلى من أي بند بغية تأسيس عنوان إنترنت شعبي. وحالما تحصل على ذلك، يمكن إرساله للآخرين لكي يطلعوا عليه. وخدمة المشاركة هذه ليست مقصورة على «إيفرنوت» وحدها، بل إن زر السهم ذاته يمثل أيضا خيارات للنشر على «فيس بوك»، و«تويتر»، و«لينكايد إن»، أو تحويلها ملحقا لرسالة إلكترونية.

* خدمة «نيويورك تايمز»