في ظل توفر كثير من أدوات الإنتاجية الرقمية من حولنا، كان المستخدمون يشعرون أنه لا بأس بالاستعانة ولو بواحدة منها. أما في عالم العمل عن بُعد الذي نعيش فيه اليوم، فقد باتت هذه الأدوات على قدرٍ عالٍ من الأهمية، وأكثر من أي وقت مضى. ولكن كيف يُفترض بالمستخدم أن يعرف أي أداة تقويم تكون في الحقيقة أفضل من الأخرى التي يستخدمها؟ وأي أداة إدارة مشاريع ستسهل عليه الالتزام بمواعيد تسليم عمله؟
أدوات إنتاجية
يحب الناس غالباً سماع توصيات إيجابية من شخص استخدم حقاً الأداة التي ينصح الآخرين بها، لأنها الطريقة الوحيدة التي تمكنهم من معرفة ما إذا كان هذا الشيء يستحق تجربته أم أنه مجرد تنقيح براق عن التطبيقات القديمة نفسها.
لهذا السبب، سنعرض لكم فيما يلي، أربع أدوات إنتاجية قد تكون غابت عن مسامعكم حتى اليوم، ولكننا جربناها واعتمدناها في حياتنا اليومية.
> «كالندر» Calendar (تقويم). يساعد هذا التطبيق مستخدميه على تنظيم وقت عملهم ويقدم لهم فعالية وأداء التطبيقات الأخرى المشابهة كـ«كالندلي» Calendly ولكن مع إضافة قيمة جداً: يمنحهم تحليلات وأرقاماً توضح لهم كيف يمضون أوقاتهم.
بمعنى آخر، يستطيع الناس من خلال هذا التطبيق معرفة الوقت الذي يمضونه في الاجتماعات أو مع موظفين محددين أو قسم محدد أو زبون محدد، ويمكنهم أيضاً من الاطلاع على عدد المرات التي أعادوا فيها جدولة اتصالات تطبيق «فايس تايم» مع الأقارب أو كم مرة خصصوا وقتاً للعشاء مع العائلة. باختصار، يمكن القول إن هذا التطبيق يقدم أكثر بكثير مما تقدمه التطبيقات الأخرى المتوفرة بفضل خصائصه المساعدة. فقد ساعدني شخصياً على إيجاد توازنٍ بين المهنة التي أمارسها وإدارة الوكالة التي أملكها بالإضافة إلى الاطلاع عبر شاشة جهازي على ما إذا كنت أصرف وقتي على أشياء مهمة حقاً.
جدولة المهمات
> «أندوك» (Undock). صُمم «أندوك»، وهو تطبيق الجدولة الذي يزود مستخدميه بالتوقعات، لتسهيل جدولة اجتماعاتهم دون أي عناء أو مضيعة للوقت، إذ إنه يتيح لهم تحديد مواعيدهم من البريد الإلكتروني مباشرة بالإضافة إلى مشاركة أجندتهم وملاحظاتهم وغيرها من المستندات المهمة عبر أي وسيط خلال اجتماعات الفيديو. يعمل «أندوك» في الدرجة الأولى على نفي الحاجة إلى استخدام عدة تطبيقات للجدولة والاستضافة وتوثيق الاجتماعات بفضل خصائصه التي ستروق للجميع.
يضم التطبيق أيضاً خاصية الجدولة المتوقعة التي ستشعر المستخدم ببعض المرح، ولو أنها ليس مفيدة للأشخاص الذين يتغير جدولهم باستمرار. يمكن للمستخدم مثلاً أن يُطلع التطبيق على الأيام والأوقات المناسبة له ليرد التطبيق عليه باقتراح أوقاتٍ للاجتماعات بناءً على تلك المعلومات. ففي حال كنتم تملكون بضعة أيامٍ وأوقاتٍ تفضلون أن تعقدوا اجتماعاتكم خلالها، ستجدون في الخاصية قيمة وفعالية كبيرتين.
تنظيم «معرفي»
> «غورو» (Guru). يقدم هذا التطبيق قاعدة معرفة هائلة ومفيدة ستجعل مستخدميه يتخلون عن موسوعة «ويكيبيديا» الشهيرة. يتيح البرنامج الرقمي المعرفي الذي يشغل هذا التطبيق للمستخدمين تنظيم أمورهم وأعمالهم اعتماداً على عمليات متسقة ومتكررة. يضم «غورو» خاصية تسمح لفريق العمل بتنظيم معرفته على «بطاقات»، الأمر الذي سيشجعكم على تحضير عمل مختصر يُقاس بحجم وحدة «البت» لجهة حجم المعلومات التي ستضيفونها. كما يضمن تصميم هذا التطبيق حصولكم مع فريقكم على مصدر حقيقة واحد والتخلص من المعلومات المكررة أو المربِكة.
ولكن قيمة «غورو» الحقيقية تكمن في طريقة التقاطه للمعلومات من تطبيقات كـ «سلاك» و«غوغل دوكس» وغيرها من المصادر عبر الشبكة. كما يمكنكم استخدام المنقح الإلكتروني المتوفر فيه للعثور على نص يشاركه أحدهم مباشرة عبر قناة «سلاك» أو في «مستند غوغل».
> «كول أون دوك» CallOnDoc (استشارة الطبيب). قد لا تبدو لكم هذه الخدمة الصحية المحمولة كأداة للإنتاجية، ولكنها ستوفر عليكم كثيراً من الوقت. في الوقت الحالي، يواجه كثيرون منا صعوبات في التواصل مع الأطباء ولا سيما الآباء والأمهات. لهذا السبب، وبدل من تعطيل يوم عمل للذهاب إلى عيادة الطبيب، يمكنكم الاستعانة بخدمات «كول أون دوك» الإلكترونية التي ستتيح لكم الحصول على استشارة وطلب فحوصات مخبرية أو صور تشخيصية كالفحوصات الشعاعية بالإضافة إلى الحصول على الوصفات الطبية.
وأخيراً، لا بد من القول إن أدوات الإنتاجية كثيرة جداً مما يصعب معرفة الفوائد التي يقدمها كل واحدٍ منها. ولكن قدمنا لكم هذه الأربعة لأنها تضم الميزات والخصائص التي قد يحتاج إليها العاملون في عالم إدارة الأعمال ومالكو الشركات لتحسين تنظيم وقتهم بوسائل حقيقية وفعالة.
- «مانسويتو فنشرز»
- خدمات «تريبيون ميديا»
