لعلّ لائحة جهات الاتصال التي تحتفظون بها على هاتفكم تضمّ جميع الأشخاص الذين تحدّثتم معهم يوماً وليس من تتحدثون معهم دائماً. وفيما يلي، ستتعرفون إلى وسائل لترتيب هذه اللائحة.
متى كانت آخر مرّة حفظتم فيها رقم هاتف؟ بفضل الهواتف الذكية والإنترنت، بات بإمكانكم تكديس مئات الأرقام والرسائل الإلكترونية وعناوين البريد في جيبكم في ثوانٍ معدودة. ولكنّ جهات الاتصال هذه قد تعمّها الفوضى مع الوقت ومراكمة الأرقام المكرّرة، والمعلومات القديمة، وأرقام هواتف لأشخاص لا تتواصلون معهم.
ترتيب العناوين
لسوء الحظّ، عندما يتعلّق الأمر بترتيب مفكرة العناوين، لا توجد مقاربة، أو منطلقات، واحدة موحّدة يمكنكم اعتمادها، فضلاً عن أنّ التطبيقات لا تستطيع قراءة أفكاركم، لذا عليكم أن تقوموا بكثير من العمل بأنفسكم. ولكن ببعض الحيل، يمكنكم أن تسهّلوا العملية قليلاً وتضمنوا أنّ جهات اتصالكم لن تتبعثر مستقبلاً.
> اختاروا «مخزناً» واحداً وانسخوا جميع جهات اتصالكم فيه. قبل البدء بالتعديلات، عليكم اتخاذ قرار مهم جداً: أين تريدون تخزين جهات الاتصال؟ تختلف الحالة بين هاتف وآخر، إذ من المحتمل جداً أن تكون بعض جهات اتصالكم مخزّنة في حساب سحابي، وأخرى مخزّنة في حساب غوغل، ما يعني أنّكم ستجدون جهات اتصال مكرّرة، ومخزنة في مكانين مختلفين، وستواجهون بالتالي صعوبات في العثور على معلومات جهة اتصال معينة عندما تحتاجونها.
إليكم هذه النصيحة: إن كنتم تملكون بريداً إلكترونياً من «جي ميل»، ضعوا جهات اتصالكم في مفكرة غوغل للعناوين واحتفظوا بها هناك. يمكنكم مزامنة حساب غوغل مع أي هاتف وربطه بالإنترنت، فضلاً عن أنّه يضمّ الكثير من الميزات المتقدّمة واقتراحات دائمة لتحديث معلومات جهات اتصالكم التي تستخدم «جي ميل» أيضاً. أما مستخدمو آيفون، فيمكنهم مزامنة هذه الجهات مع «آي كلاود»، بينما يستطيع مستخدمو هواتف سامسونغ مزامنتها مع حسابهم في سامسونغ. ولكنّ هذه الحسابات لا تضمّ عادة ميزات كثيرة كما «جي ميل» ولا تتزامن دائماً مع منصات أخرى، لذا أنصحكم بالالتزام بملف جهات اتصال يتصل بخدمة بريدكم الإلكتروني.
في حال كنتم تستخدمون هاتفاً يعمل بنظام تشغيل آندرويد من «غوغل»، لا شكّ في أنّ جهات اتصالكم مخزّنة أصلاً في حساب «جي ميل». ولكن إن كنتم تستخدمون جهاز آيفون، يمكن أن تكون هذه الجهات قد خُزّنت في أماكن كثيرة. في هذه الحالة، اذهبوا إلى إعدادات ومن ثمّ إلى «كلمات مرور وحسابات» للتعرف إلى الحسابات المختلفة الموجودة على هاتفكم. وتجدر الإشارة إلى أنّ أي حساب تجدونه في هذه اللائحة مع عنوان «جهات اتصال» تحت اسمه، سيكون مجهّزاً لمزامنة جهات اتصالكم... ومن بين هذه الحسابات «آي كلاود» و«جي ميل» و«ياهو» و«آوتلوك» وغيرها.
وفي حال كنتم تملكون جهات اتصال في حسابات أخرى، قد تودّون استيرادها إلى ملف في جهاز الكومبيوتر، ومن ثمّ إلى «جي ميل» (أو حساب البريد الإلكتروني الذي اخترتموه). بعدها، اتجهوا إلى الوسيط الشبكي في كلّ واحد من هذه الحسابات، اعثروا على خيار «استيراد» واستخدموه لوضع الملف على سطح المكتب في جهازكم، ومن ثمّ استوردوه إلى المخزن الذي اخترتموه (عادة ما يكون غوغل لأنه متوفر في معظم الأجهزة). ولا تقلقوا حيال جهات الاتصال المتكررة لأنكم ستتعلمون كيف تتعاملون معها قريباً.
فور الانتهاء من هذه الخطوة، يمكنكم العودة إلى صفحة حسابات الآيفون وحذف العلامة الموجودة في مربّع «جهات اتصال» للحسابات التي لا تريدون مزامنتها بعد اليوم، أو حذف جهات الاتصال من هذه الحسابات كلياً. (يمكنكم أيضاً أن تستوردوا لائحة ن جهات اتصالكم الأساسية من غوغل حتى يكون لديكم نسخة احتياطية في حال صادفتم أي مشكلة في الخطوات التي سنتحدث عنها فيما يلي). وفي حال شعرتم أنكم يجب أن تحتفظوا بجهات الاتصال في مواقع أخرى (في حال كنتم تملكون بريدين إلكترونيين مثلاً، أحدهما شخصي والآخر مهني، لا بأس بذلك، يمكنكم ببساطة الاحتفاظ بجهات اتصالكم العملية في المخزن الخاص بالعمل، وجهات الاتصال الشخصية في المخزن الشخصي، وحاولوا ألّا تحتفظوا بنسخ مكررة منها في الحسابين).
إزالة غير المرغوبين
> تخلّصوا من جهات الاتصال التي لا تحتاجونها. الآن، وبعد أن أصبحت جهات اتصالكم في مكان واحد، حان وقت التنظيم الذي يبدأ بالتخلّص من الفوضى. ولا شكّ أنّ هاتفكم مليء بجهات الاتصال التي لا تحتاجونها كمعارف لا تتواصلون معهم، أو زملاء عمل قدامى لم تحبّوهم حتى، وجهات اتصال مستوردة من تطبيقات أخرى كفيسبوك. صحيح أن الاحتفاظ بهذه الأرقام في جهازكم لن يضرّ، ولكنّه يصعّب عليكم العثور على جهات الاتصال التي تحتاجونها فعلاً، على اعتبار أنّكم ستضطرون إلى البحث في لائحة لا تنتهي من الأسماء.
لهذا السبب، يجب أن تخصصوا بعض الوقت لتجولوا على جهات اتصالكم وحذف ما لا تريدونه منها. في حال كنتم تستخدمون خدمة مدعومة من نظام آندرويد، يكفي أن تنقروا على جهة الاتصال وتضغطوا بإصبعكم لبعض الوقت عليها للدخول في وضع الاختيار. بعدها، يمكنكم تحديد العدد الذي تريدونه من جهات الاتصال ومن ثمّ انقروا على زرّ «حذف» للتخلّص منها دفعة واحدة.
أمّا في حال كنتم من مستخدمي آيفون، فلن تجدوا خياراً يتيح التخلص من جهات اتصال كثيرة في وقت واحد، أي عليكم الدخول إلى كلّ جهة اتصال، والضغط على «تعديل»، والنزول بالخيارات حتى «حذف جهة الاتصال». لهذا السبب، أنصحكم بالقيام بهذه الخطوة عبر الإنترنت واستخدام مفكرة عناوين «جي ميل» (أو أي خدمة أخرى)، لأنّكم ستتمكنون عندها من تعيين جهات اتصال متعددة وحذفها مرّة واحدة.
عمليات الدمج
> دمج جهات الاتصال المتكرّرة. بعد التخلّص السهل من الفوضى، حان وقت الجزء الصعب من التنظيم، أي تشذيب جهات الاتصال التي تريدون الاحتفاظ بها. إذا كنتم تعملون على مزامنة جهات اتصالكم من حسابات متعددة، فلا شكّ في أنكم ستجدون بعض التكرارات في لائحتكم (أو الكثير منها حتى).
في حال كنتم تخزّنون جهات اتصالكم في مفكرة عناوين غوغل، فيمكنكم دمج هذه التكرارات على الشبكة عبر النقر على خيار «التكرارات» في الشريط الموجود في الجهة اليسرى. وفي حال لم تروه، انقروا على زرّ «جرّب معاينة جهات الاتصال» الذي سيأخذكم إلى الوسيط الجديد الذي يحتوي على ميزة «التكرارات».
عندها، ستحصلون على لائحة من جهات الاتصال الذي يظنّ غوغل أنّها مكرّرة، ويمكنكم أن تضغطوا على زرّ «دمج» لجمع كلّ اثنتين في واحدة. يمكنكم أيضاً معاينة هذه اللائحة على هاتف آندرويد من خلال فتح تطبيق «جهات الاتصال» والنقر على لائحة الخطوط الثلاث الموجودة في الجانب الأيسر، ومن ثمّ النقر على «اقتراحات».
وفي حال كنتم من مستخدمي الآيفون، فستعانون من جديد من بعض التعقيد، لأنّ الآيفون لا يضمّ ميزات تتيح التعامل مع هذه المشكلة بالمجموعة، بل على قاعدة جهة اتصال واحدة في كلّ مرّة. (وكأنّ آبل تريد لمستخدميها أن يغرقوا بفوضى جهات الاتصال).
في المقابل، يمكنكم استخدام وسيط غوغل الإلكتروني التي تحدّثنا عنها أعلاه، أو إذا زامنتم جهات اتصالكم مع «آي كلاود»، فاستخدموا تطبيق «جهات الاتصال» على جهاز ماك للتخلّص من التكرارات. يكفي أن تنقروا على «بطاقة» ثمّ «ابحثوا عن تكرارات» لدمجها مع بعضها. ولكن إذا كنتم لا تستخدمون غوغل ولا تملكون جهاز ماك، فيمكنكم الاستعانة بتطبيق كـ«كلينر» Cleaner للمساعدة في تبسيط عملية التنظيم.
وأخيراً، إذا كنتم تحتفظون بجهات اتصال في حسابكم المكتبي في «آوتلوك»، فيمكنكم التخلص من التكرارات فيه أيضاً، ولكنّ بعد بعض الإجراءات، لأنّ «آوتلوك» لا يستطيع دمج جهات الاتصال المتكررة إلّا باستيرادها.
تحديث المعلومات
الآن، وصلتم إلى الشوط الأخير. فبعد أن حصلتم على لائحة تضمّ جهات الاتصال المهمة، يبقى أن تتأكدوا من أنّ كلّ عنوان بريد إلكتروني ورقم هاتف وعنوان موجود فيها صحيح ومحدّث (إلى جانب صور جهات الاتصال طبعاً إذا كنتم من محبّي اللوائح الكاملة). لسوء الحظّ، في هذه المرحلة، فستضطرون إلى القيام بحصة كبيرة من العمل بأنفسكم. ففي الوقت الذي يستطيع في «جي ميل» استيراد بعض المعلومات الإضافية من جهات الاتصال عند إضافتها، غالباً ما تكون هذه المعلومات قديمة.
لهذا السبب، استعينوا بما تملكونه من بطاقات معايدة ودعوات وأدرجوا العناوين الموجودة فيها على جهات اتصالكم، واحذفوا كلّ عناوين البريد الإلكترونية المهنية القديمة. هذا الأمر لن يتطلّب منكم وقتاً طويلاً لأنكم سبق وأتممتم الجزء الأكبر من التنظيم. ويفضّل أن تكرروا هذه العملية مرّة في السنة. عند تصفّح جهات اتصالكم، قد تشعرون أنّ إضافة بعض الأشخاص إلى لائحة «مفضّل» سيسهل عليكم العثور عليهم لاحقاً أو استثنائهم من إعدادات «عدم الإزعاج». علاوة على ذلك، يمكنكم إضافة بعض جهات الاتصال إلى مجموعات كالعائلة والعمل وغيرها، وابتكار لوائح أصغر تسهّل عليكم تصفحها. هذه الحيل ليست مهمّة بالضرورة، إلّا أنها دون شكّ ستكون مفيدة للبعض.
إن تنظيم جهات الاتصال ليس بالأمر الممتع، ولكن بعد الانتهاء منه، ستشعرون بالراحة عند رؤية لائحة منظّمة بدل مجموعة من المعلومات المبعثرة في جهازكم. وفي المرة المقبلة التي ترسلون فيها رسالة إلكترونية لأحدهم، ستعرفون أنّها ذاهبة للشخص الصحيح.
-خدمة «نيويورك تايمز»
