علمت «الشرق الأوسط» أن الحكومة السعودية ألزمت الجهات المالكة للفعاليات بتطبيق قواعد حوكمة إقامتها، ورفع تقرير إلى لجنة الفعاليات في مجلس الشؤون الاقتصادية والتنمية خلال مدة لا تتجاوز 30 يوماً من تاريخ انتهاء الحدث عن تطبيق ما تضمنته تلك القواعد على الفعالية وما واجهته من صعوبات وما تراه من مقترحات في هذا الشأن.
وتشهد السعودية فعاليات عدة طيلة العام، بهدف تعزيز نمو قطاع المعارض والمؤتمرات، وذلك من خلال تطوير هذه الصناعة، بما يُسهم في استقطاب أحداث عالمية، وتسويق الفرص النوعية للمملكة وما تتمتع به من مزايا، وتأكيد دور البلاد القيادي على خريطة المعارض والمؤتمرات وإبراز مكانتها على المستوى الدولي.
وحسب المعلومات، ستُحدّث أمانة لجنة الفعاليات في مجلس الشؤون الاقتصادية والتنمية قواعد حوكمة إقامة الفعاليات -عند الحاجة- بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
برنامج الفعالية ومحتواها
ويتطلّب من الجهات تنفيذ قواعد وإجراءات تتعلّق بالبرنامج ومحتوى الفعالية، والجانب الأمني، واللوجيستي، والحركة المرورية، والصحة والسلامة، والإعلامي، والترويجي. وسيكون على الجهة من حيث برنامج الفعالية ومحتواها قبل التنفيذ تطبيق عدد من الإجراءات؛ أبرزها: إعداد ميثاق يوضّح التزامات المشاركين والضيوف المحليين والدوليين ويبيّن الالتزامات، مثل القيم والمبادئ السعودية، وعدم استضافة وفود يُعرف أن لديها توجهات تخالف المملكة بالتنسيق مع وزارتي الداخلية ورئاسة أمن الدولة والجهات ذات العلاقة، وحظر رفع أي لافتات أو شعارات أو كتابات ورسوم خادشة للحياء أو لا تتماشى مع القيم والمبادئ في البلاد. وما بعد التنفيذ، ستعد الجهة تقريراً ختامياً عن أبرز الدروس المستفادة من مخرجات برنامج الفعالية ومحتواها، واتخاذ الإجراء المطلوب تجاه أي مخالفة تمّت خلال الحدث بالتنسيق مع الجهات ذات الاختصاص، بالإضافة إلى تقرير يوثّق أي محتوى مخالف مع تحديد أسباب الخلل وكيفية معالجته في المستقبل.
الخدمات اللوجيستية
وحول الجانب اللوجيستي، سيكون على الجهة قبل تنفيذ الفعالية إعداد خطة شاملة لإدارة الضيوف وعوائلهم ومرافقهم والمشاركين، وترتيب وإعداد برنامج الضيافة وأماكن الزيارة والاستضافة، بالتعاون مع الجهات ذات العلاقة، وتحديد مناطق مخصصة لدخول الضيوف ومواقف السيارات، وكبار الشخصيات، ومخارج الطوارئ، إلى جانب توفير وسائل نقل خاصة من وإلى الفاعلية، وغيرها. وفي أثناء تنفيذ الفعالية، متابعة خطة إدارة الزوار والمشاركين وعوائلهم للوصول إلى المناطق المخصصة، وتجهيز لوحات إرشادية بلغات مختلفة لضمان انسيابية تدفق الزوار، وإدارة الحشود وتأمين وجود فريق عمل مخصص للإشراف على جميع الحركة في الحدث، ومتابعة تنفيذ الجدول الزمني والتدخل السريع، وكذلك توفير فرق دعم فني وخطة طوارئ، للتعامل مع أي مشكلات تقنية أو حالات غير متوقعة؛ مثل: الصوت، والإضاءة، والحالات الجوية، وانقطاع الكهرباء.
الجانب الأمني
وقبل تنفيذ الفعالية، فإنه يلزم على الجهة المنظمة تطبيق عدد من الإجراءات الأمنية، أبرزها: إعداد خطة لتوفير الدعم المطلوب يراعى بها حجم وطبيعة وموقع إقامة الحدث وفئات زوارها بالتنسيق مع وزارة الداخلية والجهات الأخرى ذات العلاقة، وإجراء مسح أمني للضيوف والوفود الرسمية والمشاركين، وتقييم السعة الاستيعابية للموقع وتحديد مخارج الطوارئ، والتأكد من فهم إجراءات التفتيش والتعامل مع الحالات المشتبه بها، وأيضاً التزام جميع الجهات المعنية المشاركة مع ضرورة تمرير أي معلومة للجهات المختصة أو لغرفة العمليات الأمنية، وتأكيد الشركة المشغلة بتفتيش المشاركين عند الدخول لمنع إظهار شعارات سياسية أو تخالف قيم المجتمع السعودي ومبادئه.
الترويج الإعلامي
وعن الجانب الإعلامي والترويجي للحدث، فإن الجهة المالكة للفعالية ستلتزم قبل التنفيذ بعدد من الإجراءات؛ أهمها: إعداد وتصميم خطة تضمن تحقيق الفائدة الإعلامية القصوى التي تشمل اختيار القنوات المناسبة، والتعاون مع الشركاء الإعلاميين حسب الجمهور المستهدف، مثل المؤثرين المحليين والعالميين والسفراء، وإطلاق الحملات عبر المنصات المحددة، مع خطة لإدارة الأزمات الإعلامية وتحديد آلية التعامل مع الانتقادات وردود الفعل السلبية، وأي مخاطر محتملة لتجنّبها، والتعاون مع الهيئة السعودية للسياحة على العمل بحزم سياحية مخصصة بالفعاليات للزوار الدوليين، وتزويدها أيضاً بمواد تسويقية وتذاكر للفعاليات التي تستهدف الزوار بمدة لا تقل عن 90 يوماً من تاريخ تنفيذ الحدث.
جدير بالذكر أن السعودية أسّست الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات في 2018، بهدف الارتقاء بهذه الصناعة ومقوماتها وإمكاناتها وتنظيمها وتنميتها، والعمل على تعزيز دورها في الاقتصاد الوطني، وزيادة فاعليتها، وتذليل عوائق نموها، وفقاً لأفضل الممارسات العالمية.
