كيف تصنعون نسخة رقمية من مستنداتكم المهمّة؟

تقنيات المسح وتطبيقات الهواتف تسهّل توضيب أرشيف إلكتروني

احتفل صنّاع الأقراص الصلبة ومزوّدو خدمات التخزين البياني في اليوم الأخير من شهر مارس (آذار) الماضي بـ«اليوم العالمي للدعم الاحتياطي (World Backup Day)» الذي يجب أن يكون بمثابة تذكير للناس بضرورة الاحتفاظ بنسخة احتياطية من محتوى أجهزتهم من الوثائق.
وفي حال كنتم ممن يحتفظون بنسخة احتياطية من ملفاتهم الرقمية، فهل فكّرتم يوماً في وضع خطّة دعم للملفات والصور التي تملكون منها نسخة واحدة بصيغة ورقية، مثل وثائق شهادات الولادة وعقود الزواج وأوراق التسريح من الجيش؟
مسح إلكتروني
تساعدكم تقنية المسح الإلكتروني على الاحتفاظ بنسخة رقمية من أوراقكم الثبوتية المهمّة وصناعة أرشيف رقمي يمكنكم استخدامه في خطّة دعم، لا سيّما إذا حفظتموه في ملفات محميّة بكلمات مرور وخزنتموها في مكان آمن. وإذا كنتم لا تملكون جهازاً لمسح الوثائق، فلا تقلقوا؛ إذ يمكنكم صناعة أرشيف رقمي خاص بواسطة هاتف ذكي وبعض التطبيقات والقليل من الوقت. فيما يلي؛ ستجدون الخطوات التي ستساعدكم على ذلك:
> التنظيم: اجمعوا كلّ الوثائق التي تريدون رقمنتها، كالسجلات الشخصية الحيوية إلى جانب الأوراق التي احتفظتم بها لسنوات وقد ترغبون في مشاركتها كالرسائل والشهادات والدبلومات وقصاصات الصحف والصور العائلية القيّمة... وغيرها من الذكريات المتروكة في ألبومات وصناديق. (قد لا تكون النسخة الإلكترونية من بعض الوثائق مناسبة للاستخدام الرسمي، ولكن يمكنكم الاستفادة منها في شكل مراجع سريعة في الأوقات الضرورية).
قد يحتاج مسح كومة كبيرة من الأوراق إلى بعض التكرار، ولكنّ العملية ستسير بوتيرة أسرع إذا نظّمتم الأوراق وعملتم في منطقة مرتّبة ومضيئة. أثناء العمل، يمكنكم تشغيل موسيقاكم المفضّلة ولكن تجنّبوا المشروبات كي لا تنسكب وتفسد الأوراق.
> استخدام جهاز للمسح (إذا كنتم تملكون واحداً): هل تملكون طابعة متعدّدة الوظائف ولكنّكم لم تستخدموها لغير الطباعة؟ تحقّقوا من كتيّب تشغيلها لأنّ هذه الأجهزة تصلح للمسح والتصوير في معظم الأحيان. قد تحتاجون إلى تثبيت برنامج للاستخدام أو للبحث عن وظيفة المسح في إعدادات نظام الكومبيوتر.
بعد الإعداد، افتحوا غطاء المسح في أعلى الطابعة، وضعوا واجهة المستند الأصلي أو الصورة على السطح الزجاجي، ثمّ أقفلوا الغطاء، وانقروا على خيار «مسح» على الطابعة أو على شاشة الكومبيوتر لصناعة الملف الرقمي.
تطبيقات وهواتف
> المسح بواسطة تطبيق هاتفي: في حال كنتم لا تملكون آلة للمسح، فيمكنكم الاعتماد على هاتفكم الذكي؛ يكفي أن تتصفّحوا متجر التطبيقات الخاص بهاتفكم وتحمّلوا تطبيقَ مسحٍ خاصاً بالهواتف.
تستخدم هذه التطبيقات كاميرا الهاتف لالتقاط صورة للصفحة ثمّ تخزّنها بصيغة «PDF» أو «JPG» على هاتفكم أو في موقع تخزين إلكتروني. احرصوا على قراءة سياسة الخصوصية الخاصّة بالتطبيق أولاً لتعرفوا ما إذا كانت بياناتكم تُخزّن أو تُستغلّ من قبل الشركة.
ينصحكم موقع «واير كاتر» التابع لصحيفة «نيويورك تايمز» والمختص في تقييم المنتجات، ببعض تطبيقات المسح لنظامي «آندرويد» و«آي أو إس (iOS)»، أبرزها: «أدوبي سكان (Adobe Scan)» الذي يتطلّب فتح حساب «أدوبي دكيومنت كلاود (Adobe Document Cloud)» مجّاني؛ و«دروبوكس (Dropbox)» و«إيفرنوت (Evernote)» اللذان يقدّمان لكم وظائف مسح في تطبيقيهما. للمستندات الثبوتية، ستحتاجون إلى تطبيق يحفظ ملفاتكم على الهاتف (مثل «بيكسوفت توربوسكان برو 5 Piksoft TurboScan Pro (5 دولارات) لأجهزة «آندرويد» و«آي أو إس») الذي سيمنحكم راحة البال.
> مسح الصور القديمة بواسطة الهاتف: يتيح لكم بعض تطبيقات مسح المستندات التقاط صور لصوركم أيضاً. تعدّ هذه التطبيقات مفيدة جداً للأشخاص الذين يسعون لنسخ صورٍ مهمّة مكدّسة في ألبومات قديمة. وإذا كنتم لا تملكون تطبيقاً كهذا، فيمكنكم ببساطة أن تلتقطوا صورة لصورتكم بواسطة كاميرا الهاتف وأن تستخدموا أدوات التعديل لتحسينها.
للصور القديمة الباهتة، يُفضّل أن تعتمدوا على تطبيق يستخدم الذكاء الصناعي لالتقاط الصورة وتصفية وتصحيح الألوان. ننصحكم بتطبيق «فوتو سكان (PhotoScan)» من «غوغل فوتوز» المجاني لأجهزة «آندرويد» و«آي أو إس»؛ وتطبيق آخر يحمل الاسم نفسه، ولكن من تطوير «فوتوماين» للنظامين التشغيليين أيضاً، والذي يستخدم خوارزميات لتعزيز الصور بإصدار مجّاني محدود، أو بإصدار كامل برسم اشتراك 10 دولارات في الشهر، إذا كنتم تريدون نوعية أفضل للصور إلى جانب ميزات أخرى.
* الحماية والتخزين الآمن للملفات: يتربّص القراصنة الإلكترونيون عادة بالمعلومات الشخصية لمستخدمي شبكة الإنترنت، ولهذا السبب، يجب أن تحصّنوا ملفّاتكم بكلمة مرور محكمة تغلّفها بطبقة من الحماية. يحتوي معظم أنظمة الكومبيوتر التشغيلية على أدوات لإقفال الملفات، ولكن يمكنكم أيضاً أن تستعينوا ببرامج خاصة للترميز. يذكر أنّ بعض برامج تعديل الـ«PDF» مثل «أدوبي أكروبات دي سي» يحتوي على ميزات خاصة لكلمات المرور. وفي حال أردتم الاحتفاظ بالمستندات في الفضاء الإلكتروني في «دروبوكس» أو خدمة مماثلة، فاحرصوا على ترميزها قبل تحميلها. يمكنكم أيضاً مراكمة ملفاتكم في ذاكرة صلبة مرمّزة في مكان آمن. للحصول على دليل يساعدكم في إقفال جهازكم وترميز القرص الصلب في جهاز الكومبيوتر، راجعوا موقع «واير كاتر».
نتمنّى طبعاً ألّا تضطروا إلى مراجعة أرشيف رقمي في أي ظرف استثنائي أو خطير. ولكنّ التخطيط المسبق في أوقات الفراغ سيضمن لكم الاحتفاظ بنسخ من مستنداتكم المهمة تجدونها عند الحاجة.
- خدمة «نيويورك تايمز»