سواء أحببت ذلك أم كرهته، يُعد التواصل جيداً عبر البريد الإلكتروني أمراً أساسياً للنجاح في بيئة العمل المكتبية.
وإذا كنت تريد أن تتحسن في إتقان لعبة البريد الإلكتروني، فيجب عليك إعطاء الأولوية لشيء واحد، كما يقول أحد خبراء اللغة: حسن التوقيت.
يقول إستيبان توما، خبير الثقافة واللغويات في منصة تعلم اللغة «Babbel»، إن «أهم نصيحة للتواصل بشكل جيد عبر البريد الإلكتروني هي إعطاء الأولوية للاستجابة... ليس هناك ما هو أسوأ من الحصول على رد متأخر بعد أسبوعين من الانتظار»، وفقاً لشبكة «سي إن بي سي».
يؤكد توما ضرورة الرد على رسائل البريد الإلكتروني بسرعة، حتى لو كان ذلك مصحوباً بتحذير من أنك ستعود إلى الرسالة باهتمام أكبر لاحقاً.
ويقول: «حتى رسالة التأكيد البسيطة عبر البريد الإلكتروني التي تقر بأنك تلقيت الرسالة، وستعود بمزيد من التفاصيل في الوقت المناسب، لا تُظهر فقط الاحترافية، ولكن أيضاً تعزز الشعور بالثقة مع مُراسلك».
3 نصائح لإدارة صندوق البريد الإلكتروني
بالنسبة لأولئك الذين يتلقون المئات، إن لم يكن الآلاف، من رسائل البريد الإلكتروني يومياً، يقول توما إنه من الضروري تجربة استراتيجيات فعالة لإدارة البريد الوارد.
أولاً، حدد أولويات رسائل البريد الإلكتروني باستخدام المرشحات، لتصنيفها على أساس مدى إلحاحها وأهميتها. يمكن لهذه المرشحات أيضاً فرز رسائل البريد الإلكتروني الواردة تلقائياً في المجلدات ذات الصلة؛ لتقليل الفوضى وتبسيط البريد الوارد الخاص بك، ثم تأكد من معالجة الأمور المهمة على الفور.
ثانياً، حدد أوقاتاً للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها؛ لمنع الانقطاعات المستمرة طوال اليوم، كما يقول توما.
وأخيراً، قم بإلغاء الاشتراك من أي قوائم بريد إلكتروني ورسائل إخبارية غير ذات صلة.
ويقدم أيضاً نصيحة إضافية لتحسين مهاراتك في استخدام البريد الإلكتروني، خصوصاً إذا كنت تعمل مع زملائك حول العالم. يقول توما: «إذا كنت ترسل بريداً إلكترونياً إلى شخص من بلد أو ثقافة أخرى، فمن المهم مراعاة الآداب المختلفة».
ويضيف أن بعض اللغات لديها قواعد حول الطرق الرسمية وغير الرسمية لمخاطبة الأشخاص، في مقدمة النص، أو حتى في التوقيع.
