تشديد على ضبط الحسابات الختامية للجهات الحكومية

بعد رصد اختلافات في الأرقام النهائية

شدد ديوان المراقبة العامة، أخيرا، على إجراءات التحقق من صحة الحسابات في الأرصدة الختامية، في بعض الجهات الحكومية، وذلك بعد رصد اختلافات في الأرقام النهائية التي يتضمنها الحساب الختامي لكل جهة، وضمنها المصروفات، والإيرادات، والحسابات الحالية والوسيطة.
وأوضح ديوان المراقبة في تقرير صدر عنه مؤخرا، في إجراء لمعالجة تلك المشكلة، القيام بالحصول على المعلومات الكافية عن الجهة، من خلال تقارير الحسابات الختامية السابقة والملاحظات التي تبينت من خلال عمليات فحص سابقة وتقارير ديوان المراقبة العامة، بالإضافة إلى التحقق من شمولية العمليات، وذلك من خلال الرجوع إلى أكثر من جدول شهري للتحقق من صحة الأرصدة الشهرية حتى نهاية الشهر الأخير للسنة المالية، مع دراسة ميزانية الجهة، والتحقق من صحة رصد المبالغ الواردة بها في الجدول الشهري لأول شهر في السنة المالية.
وأشار ديوان المراقبة إلى أن من الضروري دراسة تعليمات الإقفال التي تتضمن برنامجا زمنيا محددا للإيداعات والجرد، وإجراء المطابقة، وإقفال الحسابات، وإعداد الحساب الختامي وغيرها، والتأكد من أن الجهة التزمت بذلك.
وحدد ديوان المراقبة خمسة إجراءات للتحقق من مرفقات الحساب الختامي، وذلك بطلب مذكرة إيضاحية لنتائج الحساب الختامي تحوي الإيرادات الفعلية المحصلة ومقارنتها بالإيرادات المقدرة، مع إيضاح أسباب الاختلافات، سواء بالزيادة أو النقصان، مع تدوين المصروفات الفعلية، ومقارنتها بالاعتمادات المخصصة للصرف، وتحديد نسبة الصرف وأسباب ارتفاع أو انخفاض هذه النسبة، مع تدوين أرصدة الحسابات المدورة للسنة المالية الجديدة التي نشأت خلال السنة المالية السابقة، وأسباب بقاء هذه الأرصدة وعدم تسويتها مع حساباتها المختصة خلال تلك السنة المالية والفترة المتممة لها.
وجاء في الإجراءات المتعلقة بالتحقق من مرافقات الحساب الختامي، أنه يتطلب الحصول على كشوف بمصروفات الميزانية، مبينا بها اعتماد الميزانية الأصلي، والمناقلات، والاعتماد بعد التعديل والمنصرف الفعلي، والباقي من الاعتماد، وصور قرارات المناقلات، مع مراعاة التقيد باستخدام نماذج تلك الكشوف المرافقة بتعليمات إقفال الحسابات، بالإضافة إلى الحصول على كشف الإيرادات الفعلية، وكشوف تفصيلية بأرصدة حسابات العُهد، والأمانات المُرحَّلة للسنة المالية الجديدة، موضحا بها مبلغ الرصيد الباقي في نهاية السنة المالية، واسم الشخص المستحق له أو عليه المبلغ، ورقم وتاريخ المستند، وسبب الخصم على العُهَد، أو التعلية في حساب الأمانات، والأسباب التي حالت دون التسوية داخل حسابات السنة المالية، وملاحظات الإدارة المالية ولجنة الإقفال على ذلك.
وألزم ديوان المراقبة بأن تكون إجراءات متابعة التحقق من مرفقات الحساب الختامي الحصول على كشوف بأرصدة حسابات الحوالات وأوامر الدفع، موضحا بها رقم الحوالة، وأمر الدفع، والمبلغ المسحوب، واسم صاحب الاستحقاق، والأسباب التي أدت إلى الترحيل، ورفض التسوية داخل حسابات السنة.
وشملت تلك الإجراءات الحصول على إجمالي ما قُيد على حساب أو حسابات أي وزارة أو مصلحة حكومية، أو مؤسسة عامة على مدار السنة المالية في حساب تسوية المستحقات العامة، مع ما يثبت مطابقة رصيد هذا الحساب مع الوزارات، والمصالح الحكومية، والمؤسسات العامة المعنية.
وفرض ديوان المراقبة أن يجري الحصول على صورة من كشف مطابقة الحساب الحالي المشتمل على ما قيد لحساب أو على حساب جار للإدارة العامة للحسابات التابعة لوزارة المالية، بالإضافة إلى محاضر جرد الخزائن والصناديق المتخذة في نهاية السنة المالية، وكذلك محاضر جرد ما تبقى من العُهَد، مع أخذ محاضر اجتماعات لجنة إقفال الحسابات الختامية مدعمة بمرئيات اللجان العاملة في الجهة الحكومية وتوصياتها، وكشوف مطابقة للحسابات النقدية المصادقة المفتوحة في مؤسسة النقد والبنوك المحلية، وذلك بالنسبة للجهات التي لها حسابات فيها، مع الحصول على مخالصة من كل مصلحة معاشات التقاعد ومؤسسة التأمينات الاجتماعية وأقساط القروض عن موظفي الجهة، مع أخذ بيان من مؤسسة النقد بالاعتمادات المستندية القائمة في نهاية السنة المالية، موضحا به رصيد كل اعتماد وآخر حركة جرت عليه.
يشار إلى أن ديوان المراقبة العامة بدأ اتخاذ إجراءات جديدة لفحص صناديق الجهات الحكومية التي تدير حساباتها بنفسها، كاشفا عن رصده اختلافات بين الأرصدة المالية النهائية لتلك الصناديق والرصيد الذي يظهر بتاريخ الجرد.
وأفاد - في وقت سابق - بأن على المراجع الداخلي للجهة الحكومية فحص حساب الصندوق في الجهات التي تدير حساباتها بنفسها، ومن ضمنها أن يحصل المراجع على بيان بدفاتر إيصالات تسلم النقود المسلمة لأمين الصندوق المكلف خلال المدة الخاضعة للمراجعة، بالإضافة إلى بيان بدفاتر أوامر القبض المسلمة للمحاسب خلال المدة المذكورة.