خطوات للاستفادة من اجتماعات العمل

الإعداد الجيد والالتزام بالوقت هما سبيلك لتحويل اجتماعات العمل من مضيعة للوقت إلى نقاشات مثمرة (بيزنيس انسدير)

تعتبر اجتماعات العمل في كثير من الأحيان مضيعة للوقت، لأنه غالباً ما يتم التحدث خلالها لفترات طويلة جداً ولكن دون قول شيء مجدٍ حقاً، كما أنه غالباً لا يعقبها أيضاً اتخاذ أي إجراء.
وأكدت خبيرة التوظيف الألمانية أوته بولكه، أنه يمكن للمديرين وكذلك للموظفين الإسهام في تغيير ذلك، وأوضحت ذلك بأنه لا بد من التفكير جيداً في البداية فيما إذا ما كان عقد اجتماع أمرا ضروريا حقا من الأساس أم لا.
كما أشارت إلى أنه لا بد أن يكون موعد الاجتماع مناسباً، لافتة إلى أنه يجب ألا يتم مثلا عقد اجتماع لمدة ساعتين صباح أول يوم عمل بالأسبوع، مشددة على ضرورة بدء الاجتماع في موعده المحدد، وإلا سوف يشعر كثير من المشاركين بالاستياء قبل بدئه من الأساس.
ومن جانبه، شدد مدرب التنمية البشرية أكسل ريترسهاوس على أهمية أن يكون هناك هدف واضح للاجتماع، وأن تكون هناك أجندة محددة لما ستتم مناقشته خلال الاجتماع، وأن يكون هناك أيضا توزيع في المهام، بحيث يكون واضحا من يتعين عليه إعداد شيء مثلا للاجتماع.
وشدد على أهمية أن يلتزم جميع المشاركين في الاجتماع بالانضباط، وكذلك بالصدق، بحيث يتعين على من لم يستعد لتحضير إحدى النقاط المدرجة بأجندة الاجتماع أن يقر بذلك، ومن ثم يتم تعديل أجندة الاجتماع، ولا يتم تضييع وقت دون جدوى.
ومن جانبه، أكد مدرب التنمية البشرية، ميشائل جرهارتس، أن كل فرد مسؤول عن إنجاح الاجتماع، وأشار إلى أنه يمكن استخدام سبورة مثلا لتسجيل النقاش، وجعل الأفكار مرئية دائما أمام المشاركين في الاجتماع؛ ومن ثم يمكن تجنب تكرار الكلام ذاته أو الأسئلة ذاتها.
وأشارت بولكه في هذا الصدد أيضا إلى أنه يفضل أن يكون هناك شخص مسؤول عن إدارة الاجتماع، بحيث يحدد أوقاتا للحديث عن النقاط المدرجة بأجندة الاجتماع، ويراعى الالتزام بها.
وشدد ريترسهاوس أيضاً على ضرورة أن يلتزم الجميع بتنفيذ ما تمت مناقشته خلال الاجتماع، لافتاً إلى أن ذلك يرتبط ارتباطا وثيقا بالشعور بالمسؤولية لدى كل موظف على حدة، وحذر من أن عدم تنفيذ شيء بعد أي اجتماع يعد محبطا ومثبطا للعزيمة لكل المشاركين.