خمس نصائح لتجنب امتلاء بريدك أثناء إجازتك

فتاة ترد على رسائل بريدها الإلكتروني (بيزنيس إنسيدر)

يواجه المستخدم مشكلة مزعجة ناتجة عن امتلاء بريده الإلكتروني بعد العودة من إجازة طويلة نسبيا حيث يكون صندوق الوارد عادة ممتلئاً بالرسائل المهمة وغير المهمة. ورغم أن أغلب الأشخاص يحاولون إنجاز ما لديهم من مهام قبل بدء الإجازة، فغالبا ما يجدون أنفسهم أمام كم هائل من الرسائل الواردة التي عليهم التعامل معها.
ومع ذلك هناك مجموعة من النصائح والخطوات التي تقدمها منظمة «تيوف راينلاند» الألمانية لحماية المستهلك لتقليل عدد الرسائل التي تصل إلى صندوق الوارد أثناء الإجازة.
أولا: عدم إرسال رسائل مجمعة إلى عدد كبير من المستقبلين قبل القيام بالإجازة: إرسال الرسائل المنفردة إلى مستقبلين منفردين، غالباً ما يكون أفضل من إرسال رسالة طويلة مشتركة إلى عدد كبير من المستقبلين. كما أن هذا الخيار يضمن ألا يحصل أي شخص إلا على المعلومات التي يحتاجها بالفعل، وكذلك يضمن عدم تلقي ردود غير مطلوبة على صندوق الوارد.
ثانياً: استخدام المرشحات لمنع وصول الرسائل المنسوخة، الرسائل التي يتم إرسالها إلى عدد كبير من المستقبلين في وقت واحد من خلال إرسال نسخ متكررة (سي سي) منها غالبا ما تكون مضيعة للوقت ومثيرة للأعصاب، ولكن هذه الطريقة شائعة في كثير من الشركات. وإذا كان الأمر كذلك فيمكن إعداد البريد الإلكتروني قبل بدء الإجازة لكي يتم توجيه الرسائل المنسوخة إلى مجلد منفصل.
ثالثاً: استخدام إشارة واضحة في مربع الموضوع لكي يكون واضحا بالنسبة للمستقبل ما إذا كان المرسل يريد ردا أم لا مثل استخدام عبارة «لمعلوماتك» في إشارة إلى أن الرسالة لا تحتاج إلى رد أو «انتظر الرد» في إشارة إلى أن المستخدم ينتظر رد المستقبل على سبيل المثال.
رابعا: إبلاغ المتعاملين مع المستخدم عبر البريد الإلكتروني بأنه سيكون خارج مقر العمل لفترة من الوقت. وهذا يعني أن كل مرسل سيكون على علم بأن المستخدم لن يراجع بريده الإلكتروني وبالتالي يؤجل الرد وهو ما يعني أن صندوق الوارد لن يعج بالرسائل.
خامسا: تحديد قاعدة واضحة، وهي أنه يجب أن تتضمن خطة العطلة دائماً إمكانية الاتصال ببريدك الإلكتروني. بهذه الطريقة يمكن على الأقل التعامل مع بعض الرسائل، كما أن شركات السياحة لن تتمكن من إغراق بريدك الإلكتروني بالرسائل بعد العودة من العطلة.