في السابق كان توظيف مساعد شخصي مقتصرا فقط على أصحاب النفوذ أو كبار المديرين في الشركات، ولكن مع التطور الهائل للتقنية، أصبح ذلك من الماضي، إذ يوجد داخل الهاتف «موظف» ينفذ جل ما تأمره به ويساعدك في تنظيم وقتك وتحقيق أهدافك. وقد أصبح هذا ممكنا من خلال الاعتماد على أسلوبين مكملين لبعض: المساعد الشخصي وتطبيقات زيادة الإنتاجية.
المساعد الشخصي
تطورت تطبيقات المساعدات الشخصية بشكل كبير خلال السنوات الماضية فأصبحت قادرة على القيام بالعديد من المهمات التي كانت في السابق تحتاج إلى مجهود لتنفيذها. من أهم هذه المساعدات «بيكسبي» لهواتف سامسونغ، «سيليا» لهواتف هواوي، «مساعد غوغل» لكل هواتف أندرويد وأخيرا، «سيري» لهواتف الآيفون.
هذه المساعدات الشخصية يمكنها القيام بالعديد من الوظائف مثل التحكم في أجهزتك ومنزلك الذكي، الوصول إلى المعلومات من التقويمات الخاصة بك، العثور على المعلومات عبر الإنترنت، بالإضافة إلى معرفة الاتجاهات والطقس والأخبار. أيضا من أهم وظائفها تشغيل المؤقتات والمنبهات وتعقب المواعيد وفتح التطبيقات، بل وتوجد بها إمكانية اللعب معك لتوفير سبل الراحة والترفيه.
الإضافة الأكثر من رائعة التي وصلت للمساعدات الصوتية مؤخرا هي ميزة «الروتين Routine». باختصار، هي ميزة تقوم بعمل أكثر من وظيفة بأمر واحد فقط منك. مثلا، لو قلت «صباح الخير» لهاتفك، فسيقوم بإنارة الأضواء في المنزل، وتشغيل ماكينة القهوة، وإعطائك تقرير حول حالة الطقس، وحالة المرور بين بيتك ومقر العمل، وأيضا سيقدم موجزا للأخبار الصباحية. فبدل أن تقوم بسؤال هاتفك عدة أسئلة يمكنك تحديد الأشياء التي تريدها منه وسينفذها عندما تطلبها منه أو في الوقت الذي تحدده أنت مسبقا. فيمكنك مثلا تحديد الروتين الليلي بأن يقوم بإطفاء الإنارة وجهاز التلفاز عند الساعة العاشرة مساء.
ويوجد في بعض الهواتف نظام مخصص للذكاء الصناعي، فهواتف شاومي مثلا بها إمكانية الرد على المكالمات، وإعلام المتصلين بأنك مشغول، وستطلب منهم ترك رسالة لك. وفي خطوة منها لتعزيز الذكاء الصناعي، وفرت غوغل ميزة جديدة سمتها دبلكس Duplex وهي خدمة تقوم بالاتصال بالمطاعم بالنيابة عنك لتسأل عن إمكانية توفر طاولة في وقت معين تحدده أنت ثم تقوم بالحجز، وترسل لك تقريرا بأن العملية تمت بنجاح.
المثير في الأمر أن موظف استقبال المكالمات في المطعم لن يستطيع تمييز المتحدث، حيث إن دبلكس ذكي جدا ويمكنه الإجابة بإتقان على معظم الأسئلة المتوقعة من المطعم، وفوق كل هذا، صوت دبلكس هو صوت إنسان طبيعي وليس كصوت المساعد الصوتي الذي تعودنا عليه نحن كبشر.
وأخيرا، إن كنت من هواة التقنية الحديثة وترغب بتجربة مساعد شخصي جديد، فيمكنك إعطاء الفرصة لـ «هاوند» Hound الذي يعطي معلومات أكثر عمقا مقارنة بالمساعدات الصوتية المذكورة آنفا. فمثلا إذا أجريت بحثا سريعا عن مطعم في حي معين لحضور اجتماع غداء، فيمكنك أن تطلب من «هاوند» الاطلاع على قائمة النتائج وتحديد أيها تقدم مواقف مجانية للسيارات أو بها أماكن للجلوس في الهواء الطلق.
تنظيم المهمات
* التفريغ الصوتي أو الطباعة بالكلام. هل احتجتم مرة إلى سكرتيرة لكتابة نصوصكم؟ أو هل تشعرون أن الطباعة صعبة وتأخذ كثيرا من الجهد والوقت؟ يمكنكم استخدام هاتفكم لتحويل كلماتكم المحكية إلى نصوص.
ويتوفر في كل من آبل وغوغل تطبيق لأداء هذه المهمة على أكمل وجه، وإن احتجت لتفريغ نص طويل، فيمكنك الاعتماد على تطبيق «غوغل دوكس Google Docs» الذي يعمل على النظامين. بهذه الميزة تستطيع مثلا كتابة صفحة كاملة في أقل من دقيقة لأن الكلام أسرع بكثير من نقرك على شاشة الهاتف الصغيرة لآلاف المرات.
* تنظيم البريد الإلكتروني. من أهم العقبات التي يعاني منها العديد من الموظفين والطلبة هي كمية الرسائل الموجودة في بريدهم الوارد والتي تكبر في وقت وجيز لتصبح مهمة تنظيف البريد أمرا صعبا جدا.
يستغرق الشخص العادي الكثير من يومه على البريد الإلكتروني، لذلك دع التكنولوجيا تساعدك في تنظيم بريدك، فلو كنت من مستخدمي «جيميل» مثلا، فاستفد من فئاته التي تصنف البريد الإلكتروني إلى مجموعات، بما في ذلك الأساسي والاجتماعي والترويجي. يساعد هذا التغيير البسيط في تنسيق رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية والسماح بمعالجة الفئات الأقل أهمية (الرسائل الإخبارية أو الإشعارات الاجتماعية) في وقت لاحق.
كما توجد خيارات أخرى في متاجر التطبيقات مثل Edison Mail وSuperhuman وهي تطبيقات مجانية تقوم بتصنيف الرسائل حتى تتمكن من معالجة رسائل البريد الإلكتروني المهمة أولاً. يوجد بالتطبيقين ميزة إلغاء اشتراك جماعي لإزالتك بسرعة من تلك القوائم البريدية التي كنت ترغب في عدم الاشتراك بها. التطبيق الأول يقوم أيضا بأخذ نسخة احتياطية من الرسائل بحيث لا داعي للقلق بشأن حذف شيء ما قد تحتاجه لاحقًا
.
جدولة الاجتماعات والمواعيد
أهم عقبة في هذا المحور هي العثور على وقت مناسب للأطراف المشاركة في الاجتماعات. يُعد Calendly تطبيقا شائعا يتيح للأشخاص حجز موعد معك استنادا إلى وقت فراغك. ويمكنك دمج Calendly مع تقويمات Google أو Outlook أو Office 365 أو iCloud لتجنب الحجوزات المزدوجة.
* تنظيم المهمات. حتى إذا كان تطبيق التقويم الخاص بك يحتوي على تذكيرات تلقائية، فقد تحتاج إلى تنبيه مسبق بمهمات معينة أو بأشياء غير موجودة في جدول زمني. هناك الكثير من الخيارات للتطبيقات هنا، لكن ما ننصح به هو ToDo المجاني من مايكروسوفت.
هذا التطبيق يعمل بسلاسة على كل الهواتف ويندمج مع بريدك الإلكتروني خصوصا إن كان أيضا من مايكروسوفت، ويخبرك بما عليك القيام به ومتى. على سبيل المثال، سوف يذكرك بإجراء مهمة في ساعة الغداء الخاصة بك، ودفع فاتورة الهاتف أو حجز تذكرة طيران أو إرسال بريد إلكتروني.
ميزة هذه التطبيقات عن الدفاتر الورقية أنها دائما معك، ويمكنك أن تعدل عليها بل وتبحث عن أشياء قمت بها السنة الماضية مثلا، وهذا ما يصعب الحصول عليه في حال اعتمادك على الورق.
توفر متاجر التطبيقات العديد من التطبيقات المماثلة من أهمها 24me، Todoist وTickTick الذي يحتوي على مؤقت بومودورو Pomodoro Timer مدمج لمساعدتك على التركيز على المهمات التي تحتاج إلى إنجازها.
