أجبرت الجائحة كثيراً من موظفي الأعمال المكتبية على التحول إلى العمل عن بُعد في غضون فترة قصيرة للغاية، والكثيرون منهم لم يعودوا بعد من حينها، وبشكل كبير تأقلموا مع هذا العالم الجديد بشكل جيد، ولكن بعض الأجزاء يظل يمكن تحسينها.
يتلقى استشاري الإدارة وخبير الكفاءة يورغن كورتس، تعقيبات مستمرة بشأن ما يسير بسلاسة وما لا يسير بسلاسة، ويدرج فخين شائعين يعرقلان فرق العمل عن أن يكونوا في أفضل حال لهم:
* تخزين الملفات غير المنظم
قبل أن يبدأ كثير من الأشخاص العمل من المنزل، كان أغلب بياناتهم الخاصة بالعمل تُخزن داخل الشركة وغالباً في خادم ملفات مركزي. غير أنه حتى مع هذا الوسيلة، حسب كورتس، عادةً ما كان الموظفون يهدرون كثيراً من الوقت في البحث عن ملفات البيانات التي يحتاجون إليها.
والآن تُخزن البيانات بشكل متزايد في سحابة. وهذا له مزاياه الكثيرة ولكن يأتي أيضاً بمخاطر عديدة. ويوضح كورتس: «يعمل أعضاء الفريق من جزيرتهم الخاصة». ويمكن لأي شخص في الجزيرة التواصل مع الآخر وتقاسم المعلومات ولكن أي شخص خارج الجزيرة لا يعلم ماذا يجري.
وعندما يخزن أعضاء الفريق ملفات على أجهزة الحاسوب المحمول «اللابتوب» خاصتهم وليس على السحابة، هناك فرصة أعلى أن غيرهم من الموظفين لن يعلموا عنها.
وبالتالي يقترح كورتس إدخال حلول سحابية فقط ذات هيكل لتخزين الملفات.
ويجب أن تكون القاعدة الأساسية هي تخزين كل البيانات بشكل مركزي قدر المستطاع وتجب إزالة الطابع المركزي عنها حتماً عند الضرورة فقط.
* الإدارة السيئة للمشاريع
يقول كورتس: «لم يكن يتم الوفاء بالمواعيد النهائية والتكاليف في أكثر من 90% من المشاريع قبل الجائحة». وبينما يعمل الموظفون حالياً من المنزل، لم تصبح الأمور أسهل ويتم قضاء مزيد في الوقت في إدارة المشروع، حسب الخبير.
ومن الجيد الاتفاق على قواعد مشتركة لتوثيق النتائج وكذلك أداة مشتركة للتعاون وإدارة المشروع. ويضيف كورتس: «التقليل الرقمي هو المبدأ التوجيهي الرئيسي هنا».
والتقليل الرقمي هو فلسفة لاستخدام التكنولوجيا مبنية على أن تقوم بتركيز وقت الإنترنت عندك على أنشطة قليلة ومُحَسنة ومختارة بعناية تخدم الجوانب ذات القيمة لديك.
