إذا كنتم تشعرون بالملل من التنقل بين الأجهزة المحمولة طوال الأشهر الماضية، ستتعرفون فيما يلي إلى وسائل تتيح لكم الابتعاد عن أجهزتكم، وربما إلى «تصفير» صناديق بريدكم الإلكتروني. قد يكون العمل عن بُعد خلصكم من عبء المواصلات وأتاح لكم إمضاء يومكم وأنتم ترتدون المنامة، ولكنه في المقابل قادكم إلى حالة من الضجيج الناتج عن تلقي الاتصالات الرقمية في كل ثانية من يومكم... من الرسائل الشخصية والمهنية التي احتشدت في صندوق بريدكم، إلى الإشعارات التي تبلغكم بكل تطور أو خبر جديد، والإغراء الدائم لـ«تويتر» و«إنستغرام».
إذا كنتم تعانون من الإرهاق الرقمي أو تحاولون ببساطة أن تعززوا إنتاجيتكم الإلكترونية، ففيما يلي بعض الخطوات التي يمكنكم تطبيقها لتنظيم مشهدكم الرقمي.
فصل مسؤوليات الأعمال
يشير كال نيوبورت، أستاذ علوم الكومبيوتر في جامعة جورجتاون الذي يكتب مقالات حول تداخل التقنية والثقافة، إلى أن كثيراً من الأشخاص يستسلمون لما يسميه طريقة «التفاعل الفوري مع القوائم»، أي أنهم يتفاعلون بشكل آني مع الاتصالات كالنصوص والرسائل الإلكترونية ورسائل التطبيقات، بينما يحاولون تحقيق التقدم في عملهم. فقد يجيب الأهل عن رسالة إلكترونية مرسلة من أستاذ طفلهم، ثم ينتقلون فوراً إلى المشاركة في اجتماع للشركة عبر الهاتف، ما يؤدي إلى إضاعة الخط الفاصل بين المسؤوليات المهنية والشخصية.
ويضيف الدكتور نيوبورت أن «هذا الأمر يخلط الأمور الحياتية ببعضها ويحرم الأشخاص من الشعور بأنهم لا يعملون، ويدفعهم إلى الشعور بأنهم متأخرون».
لتفادي هذه الدائرة، يجب تحضير جدول رقمي ثابت يملي على صاحبه بوضوح متى يجب أن يعمل ومتى يجب أن يهتم بشؤون عائلته ومتى يجب أن يرتاح ويبتعد.
المعلمون والأساتذة
> رسم التوقعات. تحدثوا مع زملائكم أو مع طلابكم إذا كنتم أساتذة، لتحديد الوقت الذي تكونون فيه متوفرين للرد عليهم.
ترى لينيت أوكيفي، مديرة البحث والابتكار في جمعية «أونلاين ليرنينغ كونزورتيوم» غير الربحية التي تزود المعلمين والأساتذة بدليلٍ للتعليم الرقمي، أنه «يجب رسم توقعات للجميع»، لأن هذا الأمر من شأنه أن يساعد في تخفيف كم الرسائل التي تتلقونها، والتوضيح للآخرين بأن جدول أعمالكم قد لا يتوافق مع جدولهم.
على سبيل المثال، يجب على الأساتذة أن يعلموا طلابهم ما إذا كانوا سيجيبون عن رسائلهم الإلكترونية بعد عدة ساعات أم لا. علاوة على ذلك، يجب تحديد الطريقة التي تفضلون أن يتواصلوا معكم عبرها. ففي حال كنتم تتواصلون مع أولاد صغار في منازلهم وتقلقون من أن يفسدوا الصفوف عبر تطبيق «زوم»، اشرحوا لمديركم أنكم تفضلون الاتصالات الصوتية.
> أولويات الاستجابة. ترى أوكيفي أن المعلمين الذين يعطون الدروس إلكترونياً يجب أن يعرفوا كيف يفضل طلابهم تلقي دروسهم، وأن يحاولوا ملاقاتهم في منتصف الطريق. يتيح تطبيق «ريمايند» Remind مثلاً للأساتذة بأن يتلقوا رسائل نصية أو إلكترونية أو حتى إشعارات صوتية.
قد تشعرون بأنكم مجبرون على الإجابة فوراً عن كل رسالة إلكترونية أو رسالة عبر «تويتر» أو عبر تطبيق «سلاك» Slack. في هذا السياق، تقول دايان بايلي، أستاذة التواصل في جامعة كورنيل، إنه من الضروري أن نتذكر أن «ما نعتبره مقاطعة وإزعاجاً قد يكون بمثابة المساعدة لشخص آخر»؛ فبعض الطلبات عاجلة وملحة بينما بعضها الآخر ليس كذلك.
تنظيف صندوق الرسائل
> السيطرة على صندوق الرسائل. يُعتبر إلغاء الاشتراك بقوائم المراسلة الإلكترونية واحدة من أبسط الطرق لتنظيف صندوق الرسائل الواردة. يُعلِم تطبيقا «جي ميل» و«آبل ميل» مستخدميهما ما إذا كانت الرسالة من قائمة مراسلة، ويمنحانهم خيار إلغاء الاشتراك بها بنقرة واحدة.
يمكنكم أيضاً تنظيم وتحديد الرسائل الإلكترونية من خلال تصفيتها بحسب المرسِل والمتلقي أو موضوع الرسالة. بعدها، يجب أن تفكروا وتحددوا ما إذا كان جمع الرسائل الإلكترونية المهنية والشخصية في صندوق واحدٍ سيزيد من إنتاجيتكم.
وإذا كنتم قلقين من فقدان ملاحظات مهمة من أحد الصندوقين، وترتبكون بشكل مستمر بين الاثنين، يجب أن تجمعوهما تحت عنوانٍ واحد. يمكنكم تطبيق هذه الخطوة في «جي ميل» عبر استخدام خيار البريد الجالب أو على «آوتلوك» من خلال وضع أسماء مستعارة ترسل وتتلقى الرسائل الإلكترونية من حسابات مختلفة.
يملك النظامان أيضاً خصائص أخرى تستطيع تحويل جميع رسائلكم الإلكترونية من حساب إلى آخر.
> تقويم مشترك. لتجنب تضييع وقتكم في تبادل الرسائل الإلكترونية لتحديد اجتماع ما، استخدموا تقويماً مشتركاً كـ«يو كان بوك مي» YouCanBookMe و«كالندلي» Calendly و«إكس آي إيه» x.ia حيث يمكن لزملائكم أن يطلعوا على الأوقات التي تكونون متفرغين فيها وحجز لقاءاتهم معكم وفقاً لها. وإذا كنتم تنظمون اجتماعات دورية مع أشخاص من خارج مؤسستكم، يمكنكم دمج هذه الأدوات مع تقويمي «غوغل» و«آوتلوك» كي لا تضطروا إلى التبديل بين المنصات.
> وسيلة أخرى لتوفير الوقت: بدل طباعة الجواب نفسه للأسئلة أو الطلبات الشائعة، احفظوا نموذجاً تجيبون به فوراً عند الحاجة.
لائحة المهام
وأخيراً، يجب أن تعرفوا أن صندوق وارداتكم لن يصبح فارغاً أبداً إذا كنتم تتعاملون معه على أنه لائحة بالمهام التي يتوجب عليكم القيام بها.
عوضاً عن ذلك، يقترح الخبراء أن تؤسسوا مساحة منفصلة للضروريات من خلال استخدام أداة إلكترونية كـ«تريلو» Trello و«فلو - إي» Flow - e و«أسانا» Asana لصناعة لوائح تستعرض المهام وتنظم المسؤوليات حسب إلحاحها وتقدمها. إذا كانت هذه الأدوات لا تناسبكم، يمكنكم استخدام خاصية من «جي ميل» متوفرة في تطبيق التقويم اسمها «تو دو» to - do lists (وهي أداة مهمات كلاسيكية تراجع استخدامها في الآونة الأخيرة)، أو يمكنكم ببساطة أن تستعملوا قلماً وورقة لتدوين أولوياتكم اليومية.
تغيير العادات الرقمية
توجد بعض التغييرات التي يمكنكم إدخالها على أسلوب حياتكم لتنظيم أموركم عند الحاجة. توصي أوكيفي بفحص كل واحدة من الأدوات الرقمية التي تستخدمونها وأن تطرحوا على أنفسكم السؤال التالي: «كيف تتناسب هذه الأداة مع حياتي؟».
تتميز الهواتف الذكية بتعددية استخداماتها؛ إذ يمكننا استخدامها للعمل والتواصل وحتى لشراء السيارات، ولكن تذكروا أنكم أنتم الذين تتحكمون بكيفية استخدامها. قررت الدكتورة ليترات مثلاً أن تتوقف عن القراءة ومشاهدة البرامج على هاتفها الذكي، فاشترت جهاز «كيندل»، كما أصبحت تشغل تلفازها أكثر من قبل.
* خدمة «نيويورك تايمز»
